一、項目背景

　　云浮市應急管理局承擔著全市安全生產、防災減災救災和應急救援等重要職責，會議召開頻率高，內容涵蓋應急決策、事故研討與工作部署等關鍵事務。過去，傳統會議高度依賴紙質文件，使得會議籌備工作繁瑣不堪，資料的印刷、分發不僅耗費大量時間和人力，在應急響應時，信息傳遞效率低下，難以契合“快速響應、高效決策” 的應急工作要求。

　　長期以來，云浮市網信辦在會議管理方面面臨著空間分散、檔案繁雜、信息不對稱等問題，這些問題直接導致會議效率低下，會前準備工作繁瑣，資源配置不合理。同時，傳統的紙質會議不利于會議內容的長期保存，也不便于會后多方調取、查詢和訪問。一旦會議文件需要臨時修改，就需要投入大量時間和精力更換打印印刷材料。這種會前準備工作效率低且存在安全隱患的模式，已無法滿足互動會議提升體驗的需求。此外，網信辦在討論網絡安全、信息化建設等議題時，迫切需要一個高效、安全的會議平臺，以保障信息安全和溝通順暢。為順應數字化發展趨勢，提升工作效率與協同能力，云浮市應急管理局網信辦決定引入無紙化會議系統。

　　二、需求分析

　　1. 應急響應高效性：在應對突發災害或安全事故時，能夠迅速召集會議，實現資料的快速共享與同步，確保各部門快速掌握信息并做出決策。

　　2. 信息安全保密性：應急管理工作涉及大量敏感信息，會議系統必須具備嚴格的加密措施，防止信息泄露。

　　3. 多部門協同性：應急管理局與網信辦及其他相關部門在會議中需要緊密協作，系統要支持多部門人員同時參會，便于交流與討論。

　　4. 功能多樣性：除基本的資料展示、會議記錄外，還需具備電子簽名、投票表決、實時批注等功能，滿足不同類型會議的需求。

　　5. 設備兼容性：兼容現有辦公設備，如電腦、平板等，無需大規模更換硬件，降低成本。

　　以往無紙化會議在推行過程中，一直存在“不好用、不管用、效率低”的困境，不僅浪費資源、效率低下，還面臨著文件泄密、網絡中斷或服務器故障導致會議中斷的風險，同時定制化能力較弱，功能界面未貼合用戶辦會習慣，操作繁瑣。針對這些問題，Thinuna 推出了智能平板無紙化會議系統解決方案，憑借會議安全保護、終端應急、通信加密、流程管理、權限層級管控、軟件自適應、通道解析、HarmonyOS 高效協同、企業專屬定制等核心優勢，為各行各業提供一站式智能會議解決方案，有效解決用戶在無紙化會議推進過程中遇到的難題。

　　三、解決方案

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　　此次Thinuna 為云浮市網信辦提供的無紙化會議系統包含10套無紙化會議客戶端軟件V1.0.0(HarmonyOS 版)，可實現會議文件的本地化存儲、傳輸和多終端同步閱讀，與會人員能夠通過客戶端查閱資料、進行電子批注、會中交流討論、投票表決、會后歸檔回看等。

　　1.采用 B/S(瀏覽器 / 服務器)與 C/S(客戶端 / 服務器)混合架構。B/S 架構便于會議組織者通過網頁進行會議管理、資料上傳等操作;C/S 架構為參會人員提供專用客戶端，保障會議中資料查看、互動操作的流暢性與穩定性。服務器部署于應急管理局內部機房，采用雙機熱備技術，確保系統7×24小時穩定運行。

　　2. 為會議室配備10臺華為國產化高端移動平板作為參會終端，便于記錄與批注。

　　配置1套無紙化會議后臺管理系統V1.0.1(HarmonyOS 版)，可實現對會議預訂、會議審批、通知發布、創建會議、導入與會人員、坐席安排、上傳議題材料、文件權限管控、會議記錄等數據的集中存儲與管理。

　　配備1臺基于華為麒麟國產操作系統開發的無紙化會議全數字會議控制主機PLS-2000MC II，作為此套智能會議系統的加密存儲中心，用于會議資料的存儲及分發。

　　配置1臺無紙化會議流媒體服務器 PLS-2000SK II，用于對媒體內容進行采集、緩存與調度。

　　配置1臺無紙化會議流媒體編解碼器 PLS-2000SX II，用于將外部信號實時廣播到所有會議終端并同步顯示。

　　3. 軟件功能：

　　會前準備：會議組織者通過系統創建會議，上傳各類應急方案、事故報告等資料，并設置參會人員權限。系統自動向參會人員發送會議通知，包含會議時間、地點與議程，參會人員可在移動端一鍵確認參會。

　　會中互動

　　電子簽到：參會人員使用手寫或點擊進行簽到，簽到信息實時統計，方便掌握參會情況。

　　資料共享與批注：參會人員可在平板上查看會議資料，支持多人同時對資料進行手寫批注、標記重點，批注內容實時同步，促進討論。

　　投票表決：針對應急決策、方案選擇等事項，可發起在線投票，設置單選、多選等模式，結果即時統計顯示。

　　實時交流：內置聊天功能，方便參會人員在不打斷會議進程的情況下進行文字交流、提問答疑。

　　遠程會議：通過視頻會議模塊，實現與遠程專家、其他部門的實時音視頻連線，共同商討應急策略。

　　會后管理：會議結束后，系統自動生成會議紀要，整合會議討論內容、投票結果等信息。會議資料自動歸檔，可按會議主題、時間等條件進行檢索查詢，方便后續復盤與工作追溯。

　　4. 安全保障：

　　數據加密：對會議資料傳輸與存儲采用AES-256加密算法，防止數據被竊取或篡改。

　　權限管理：嚴格劃分會議組織者、參會人員、管理員等不同角色權限，限制資料查看、編輯、下載等操作。

　　訪問控制：設置防火墻、入侵檢測系統，結合應急管理局內部網絡認證體系，只有授權設備與人員可訪問會議系統。

　　無紙化會議客戶端應用功能豐富，包括會議主持、同屏交互、會議簽到、會議概況、視頻播放、投票表決、手寫批注、電子舉手、會議交流、網頁瀏覽等，具有功能豐富、界面簡潔直觀、操作便捷、穩定可靠等特點。它能夠幫助會議組織者極大地降低工作壓力，輕松進行會議現場管控，提高與會者的開會效率，同時節省大量資料印刷費用，完全符合國家低碳、環保理念。

　　把創新資源進一步聚焦到重點領域，對提升企業科技創新水平和經營效率發揮了重要支撐作用。該系統提高了企業會議管理效率，降低了會議成本，加強了與會信息溝通，提升了決策質量。智能化的會議記錄使信息更加清晰對稱，有利于提升領導的科學決策。

　　未來，Thinuna 將繼續積極助力推進政企單位進行數字化會議轉型，構建智慧化、實用性強、貼合用戶操作習慣的協同無紙化辦公平臺，以先進理念和信息技術引領企業高質量發展。